Depreciación de un equipo de cómputo: qué es y cómo el renting o DaaS evita este gasto

Cuando una empresa compra computadores nuevos, casi siempre evalúa el mismo número: el precio de la factura. Lo que rara vez se dimensiona es lo que pasa después de esa compra un costo silencioso que se registra mes a mes en la contabilidad, que reduce la utilidad reportada, y que sigue corriendo incluso cuando el equipo ya quedó tecnológicamente obsoleto. Ese costo es la depreciación, y entenderlo es clave para decidir si comprar tecnología sigue siendo la opción más eficiente para tu empresa.

¿Qué es la depreciación de un equipo de cómputo?

La depreciación es el reconocimiento contable de la pérdida de valor de un activo a lo largo del tiempo, como consecuencia de su uso, su desgaste y el paso de los años. En el caso de un computador, ese activo no solo se desgasta físicamente — se vuelve obsoleto frente a nuevas versiones de software, nuevos estándares de seguridad y equipos con mejor desempeño, incluso si sigue funcionando.

Contablemente, esto significa que cada mes una parte del valor del equipo se traslada del balance (donde figura como activo) al estado de resultados (donde aparece como gasto). El efecto es doble: reduce la utilidad reportada y disminuye el valor en libros del activo, hasta llegar a cero o a su valor residual al final de su vida útil.

¿Cómo se calcula la depreciación de un equipo de cómputo en Colombia?

En Colombia coexisten dos marcos que no siempre coinciden entre sí:

• Depreciación fiscal (DIAN): el artículo 137 del Estatuto Tributario, reglamentado por el Decreto 1625 de 2016, fija una tasa máxima de depreciación anual del 20% para equipos de cómputo, lo que equivale a una vida útil fiscal de 5 años. Si la depreciación contable no supera ese porcentaje, se puede deducir en su totalidad; si lo excede, el exceso no es deducible ese año.

• Depreciación contable (NIIF): bajo la Sección 17 de las NIIF para pymes, la vida útil se estima según el uso real esperado del activo, que puede ser distinto normalmente más corto que la vida útil fiscal. Esta diferencia entre lo fiscal y lo contable genera lo que se conoce como impuesto diferido, un ajuste adicional que muchas áreas contables deben gestionar activo por activo.

Hay una excepción práctica que vale la pena conocer: los activos con un valor menor a 50 UVT pueden depreciarse al 100% en el mismo año de adquisición, lo que aplica a periféricos o equipos de bajo costo, pero no suele cubrir laptops o estaciones de trabajo completas.

El costo oculto: cuando la vida útil fiscal no coincide con la obsolescencia real

Aquí está el problema que la mayoría de las empresas no ve venir: la ley permite depreciar un computador durante 5 años, pero el ciclo real de vida útil técnica de un equipo corporativo según el consenso de la industria es de 3 a 5 años, y en muchos casos el desempeño empieza a degradarse notoriamente antes de ese punto. Gartner ha señalado que los costos de mantenimiento de un equipo aumentan cerca de un 70% después de su quinto año de uso, justo cuando, fiscalmente, muchas empresas apenas están terminando de depreciarlo.

El resultado es una brecha incómoda: la empresa sigue registrando el equipo como un activo en su balance y sigue asumiendo su costo de mantenimiento, soporte y eventuales reparaciones durante años en los que, operativamente, ya debería haber sido reemplazado. O, en el escenario contrario, decide reemplazarlo antes de terminar de depreciarlo, y debe reconocer una pérdida contable por el valor en libros que aún no ha sido cubierto.

Este desfase se agrava con la escasez y el encarecimiento de hardware que ha caracterizado los últimos ciclos del mercado un tema que profundizamos en Costos tecnológicos: impacto de la escasez de hardware, lo que hace que renovar la flota de equipos comprados sea cada vez una decisión más costosa de posponer y más costosa de ejecutar.

¿Por qué comprar equipos es, financieramente, una decisión menos eficiente?

Más allá de la depreciación contable, comprar tecnología directamente implica varios costos que rara vez se ponen en la misma hoja de cálculo:

• Capital inmovilizado. El valor total de la compra sale de la caja de la empresa de una sola vez, o queda comprometido en una deuda, en lugar de destinarse a operación o crecimiento.

• Gestión de activos fijos. Cada equipo comprado debe registrarse, depreciarse, darse de baja y eventualmente disponerse de forma responsable un proceso administrativo que consume tiempo del área contable y de TI.

• Riesgo de obsolescencia asumido por la empresa. Si el mercado tecnológico avanza más rápido de lo previsto (como ha ocurrido con el auge de aplicaciones que exigen más capacidad de procesamiento e IA integrada), la empresa absorbe sola esa pérdida de valor y de productividad.

• Mantenimiento creciente sin certeza de presupuesto. A medida que el equipo envejece, los costos de soporte, repuestos y reparación aumentan, sin que ese gasto estuviera necesariamente presupuestado.

¿Cómo el renting o el DaaS evitan este gasto?

El renting tecnológico y el modelo DaaS (Device as a Service) abordan directamente esta brecha, no eliminando la pérdida de valor del equipo eso es físicamente inevitable sino sacándola del balance y de la operación de la empresa cliente:

• El activo no es tuyo, por lo tanto no lo deprecias. El equipo permanece en los libros del proveedor, quien asume su gestión, su depreciación y su disposición final. Tu empresa paga una cuota periódica que se registra directamente como gasto operativo, no como un activo que hay que amortizar durante años.

• Bajo NIIF 16, los equipos de bajo valor individual pueden tratarse fuera de balance. Dado que la mayoría de los computadores corporativos califican como activos de bajo valor bajo este estándar, el renting permite mantener el arrendamiento como un gasto simple, sin capitalizar el activo ni generar un pasivo por arrendamiento en el balance una ventaja que no aplica de la misma forma al leasing financiero, donde sí hay transferencia de riesgos y ventajas del activo hacia la empresa.

• El riesgo de obsolescencia se traslada al proveedor. El ciclo de renovación queda definido contractualmente normalmente entre 12, 24 y 36 meses, así que la empresa nunca termina operando con equipos que ya superaron su punto óptimo de rendimiento, un tema que exploramos con más detalle en ¿Cómo planificar la renovación tecnológica en una empresa?

• El costo es predecible. Una cuota mensual fija reemplaza una inversión grande e irregular en el tiempo, lo que facilita la planeación financiera y libera capital para otras prioridades del negocio.

Para una mirada más completa de qué incluye exactamente este modelo y cuándo conviene frente a la compra tradicional, puedes revisar ¿Qué es el renting tecnológico y cuándo le conviene a tu empresa? Si además tu empresa busca que el proveedor gestione todo el ciclo de vida del dispositivo —soporte, mantenimiento, logística inversa— vale la pena entender qué es Device as a Service (DaaS) y qué proveedores lo ofrecen en Colombia.

Compra vs. renting/DaaS: el resumen financiero